Personuppgiftsbehandlingen i Försvarsmakten
Försvarsmaktens behandling av personuppgifter, det vill säga uppgifter som kan knytas till en viss person, omfattas huvudsakligen av försvarsdatalagen och försvarsdataförordningen; lagen (2021:1171) om behandling av personuppgifter vid Försvarsmakten samt förordningen om behandling av personuppgifter vid Försvarsmakten (2021:1207). När Försvarsmakten behandlar personuppgifter i samband med urval för rekrytering till utbildning eller anställning i Försvarsmakten.
För en övergripande beskrivning av Försvarsmaktens personuppgiftsbehandling och för mer information om tillämplig lagstiftning, se Behandling av personuppgifter i Försvarsmakten.
Försvarsmakten är personuppgiftsansvarig
Försvarsmakten är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med urval för rekrytering till utbildning eller anställning i Försvarsmakten. Detta innebär att Försvarsmakten är ytterst ansvarig för att dina personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Det är även till Försvarsmakten som du vänder dig för att utöva dina rättigheter enligt försvarsdatalagen eller om du har frågor om denna personuppgiftsbehandling, se nedan under Dina rättigheter. Nedan följer närmare information om Försvarsmaktens personuppgiftsbehandling i samband med urval för rekrytering till utbildning eller anställning i Försvarsmakten.
Vilka personuppgifter behandlas i samband med urval?
För att pröva din lämplighet för tjänst eller utbildning utifrån fastställd kravprofil kan Försvarsmakten komma att behandla följande personuppgifter.
- Namn,
- personnummer,
- kön,
- kontaktuppgifter; e-postadress, telefonnummer och adress,
- fotografi,
- sökta utbildnings-inriktning(ar) och/eller anställning(ar),
- underlag från och resultat av psykologiskt, fysiologiskt, medicinskt och övrigt urval,
- uppgifter som framkommer vid referenstagning samt
- övriga uppgifter i insända ansökningshandlingar.
Även data från antagningsprövning eller mönstring vid Totalförsvarets plikt- och prövningsverk kan komma att behandlas. I den mån du i rekryteringsprocessen lämnar uppgifter om lagöverträdelser och sådana uppgifter bedöms relevanta för att pröva din lämplighet kan sådana uppgifter också komma att behandlas.
Vad används personuppgifterna till?
I syfte att pröva en individs lämplighet för sökt tjänst eller utbildning inom ramen för Försvarsmaktens rekryteringsprocesser, kan Försvarsmakten komma att genomföra psykologiskt, medicinskt, fysiologiskt eller annat urval. Detta följer bland annat av styrande dokument i form av författningar, antagningsordningar eller kravprofilsdokument.
Urval görs av effektivitetsskäl då Försvarsmakten vill anställa eller anta de som är bäst lämpade ur ett utbildnings- eller arbetsprestationsperspektiv. Urval görs även, gällande vissa befattningar eller utbildningsinriktningar, i syfte att undvika att personer tas i anspråk för sammanhang de saknar förutsättningar för.
Det psykologiska urvalet innebär huvudsakligen mätning av kognitiv förmåga och mätning av personlighetsegenskaper. Det medicinska urvalet innebär bl.a. medicinska undersökningar och bedömningar av hälsa. Det fysiologiska urvalet innebär mätning av till exempel styrka och kondition. Annat urval kan utgöras av exempelvis arbetsspecifika/arbetsnära uppgifter som betygsätts av bedömare.
Dessa mätningar bildar underlag för beslut om antagning till utbildningar och om anställning. Mätningar inom samtliga ovanstående områden kan också genomföras vid utprovning av urvalstester. Data från rekryteringsprocessen kan komma att användas för kvalitetssäkring, uppföljning och utveckling av urvalsprocesser och metoder. I syfte att kvalitetssäkra och utveckla Försvarsmaktens urvalsprocesser och metoder kan data också, på uppdrag av Försvarsmakten, komma att behandlas av Totalförsvarets plikt- och prövningsverk, Totalförsvarets Forskningsinstitut, Försvarshögskolan eller annan av Försvarsmakten godkänd och avtalad aktör.
Ändamålet (syftet) med personuppgiftsbehandlingen i samband med urval för rekrytering till utbildning är att säkerställa att de som är bäst lämpade ur ett arbetsprestations- eller utbildningsperspektiv tas i anspråk för sökt tjänst eller utbildning. Behandling av personuppgifter för detta ändamål är nödvändig för att säkerställa personalförsörjningen av Försvarsmakten så att Försvarsmakten kan lösa de uppgifter som riksdag och regeringen har gett till myndigheten. Personuppgiftsbehandlingen för detta ändamål är därmed nödvändig för att genomföra verksamhet som rör Sveriges försvar och säkerhet (2 kap. 2 § första stycket 1 p. försvarsdatalagen). I den mån känsliga personuppgifter behandlas inom ramen för denna verksamhet och enligt de ändamål som beskrivits ovan behandlas uppgifterna för att det är absolut nödvändigt för handläggning av ärendet om ansökan till utbildning eller anställning.
Vem kan ta del av uppgifterna?
Uppgifter som behandlas inom ramen för urval kommer huvudsakligen att vara tillgängliga för personer som arbetar inom rekryteringsprocessen när dessa personer behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Endast personer som har behov av att hantera uppgifterna för sitt arbete får del av ovanstående uppgifter. Uppgifterna som behandlas kan omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Därutöver kan, i syfte att kvalitetssäkra och utveckla Försvarsmaktens urvalsprocesser och metoder, data från rekryteringsprocessen också komma att lämnas ut till Totalförsvarets plikt- och prövningsverk, Totalförsvarets Forskningsinstitut eller Försvarshögskolan eller annan med Försvarsmakten godkänd och avtalad aktör.
Försvarsmakten kan dessutom komma att lämna ut personuppgifter till den som behöver ta del av uppgifterna i samband med myndighetsutövning eller andra myndighetsuppdrag. Detta sker bland annat till domstol, nämnd eller tillsynsorgan vid överklagande eller begäran om prövning av Försvarsmaktens beslut.
Hur länge sparas personuppgifterna?
Urvalshandlingarna behandlas så länge som de behövs för ändamålet (syftet) med personuppgiftsbehandlingen. De handlingar, inom ramen för urvalsverksamheten, som blir allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagstiftningen. Det innebär att Försvarsmakten bara får gallra allmänna handlingar enligt gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge som de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
Dina rättigheter
Rätt till information
Du har rätt att en gång om året kostnadsfritt få ett skriftligt besked om vilka personuppgifter som Försvarsmakten behandlar om dig. För att få sådan information, ett s.k. registerutdrag, skickar du in en underskriven begäran om information till Försvarsmakten. Eftersom begäran ska vara undertecknad måste du skicka den i pappersform. Om sekretess gäller för uppgifterna kommer Försvarsmakten inte att lämna ut de uppgifter som omfattas av sekretess.
Rättelse, radering och begränsning
Du kan begära att personuppgifter rättas eller raderas eller att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om personuppgifterna inte har behandlats enligt gällande dataskyddsförfattning. Notera att Försvarsmaktens möjligheter att radera dina uppgifter är begränsade eftersom Försvarsmakten är skyldig att bevara uppgifter i allmänna handlingar enligt arkivlagen (1990:782).
Kontaktuppgifter vid frågor om personuppgiftshantering
Du kan alltid vända dig till Försvarsmakten om någon personuppgift är felaktig eller ofullständig, eller om du har några andra frågor om behandlingen av dina personuppgifter.
Försvarsmakten (org.nr. 202100-4615)
Postadress: 107 85 Stockholm
Telefon: 08-788 75 00
Fax: 08-788 77 78
e-post: exp-hkv@mil.se
Är du inte nöjd med behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):
e-post: imy@imy.se
Dataskyddsombud
Hos Försvarsmakten finns dataskyddsombud. Ett dataskyddsombud kontrollerar bland annat att Försvarsmakten behandlar personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Om du har frågor om Försvarsmaktens behandling av personuppgifter kan du kontakta myndighetens dataskyddsombud som kan hjälpa dig att få svar.
e-post: dataskyddsombud@mil.se (bevakas under kontorstid)
Postadress: Försvarsmakten, Juridiska avdelningen Dataskyddsombud, 107 85 Stockholm